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デジマケの教科書 編集部
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社内でコンテンツ制作をしていてチェックもおこなっているものの、「どのような項目をチェックすれば良いのか分からない」という方も多いのではないでしょうか。
コンテンツを発信する場合には、誤字脱字のチェックは大前提として「表現は適切か」「情報の誤りはないか」などのチェックも必要です。
本記事では、文章校正のやり方と合わせて、初心者にも使いやすいおすすめの文章校正ツールを解説します。
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目次
校正とは？
校正とは、誤字脱字、表記ゆれ、文法の誤りなどを正すことです。
校正と同じような使われ方をする言葉として、「校閲」や「推敲」という言葉がありますので、一度整理しておきましょう。
校閲とは、校正と比べて文章の内容のチェックの領域を指すことが多く、情報の誤りや不適切な表現がないか、文脈や内容が矛盾していないかをチェックすることです。
推敲とは、文章を読みやすくするため、文章を練り直すことです。
校正と一言で表す場合には、校閲や推敲の作業もまとめて指すことも多いです。特に、推敲が校正の中に入るかどうかは、その業界や人によって異なるため、注意しましょう。
文章校正を正しくおこなえば、より良い文章となり、読みやすい文章になることは確かです。紙媒体での文章だけではなく、WEBサイトにおいても、同様のことが言えます。文章の質が向上すれば、Googleからの評価やユーザーからの信頼を得やすくなります。
文章校正の9つのやり方
文章校正をしたいものの、詳しいやり方を理解していない方も多いでしょう。
そこで、以下では文章校正のやり方を9つ紹介していきます。
①時間を空けてからチェックする
まずは、時間を空けてからチェックするようにしましょう。
これは、文章の作成者と文章校正をおこなう人が同一人物である場合に限りますが、文章を作成した直後にチェックしても、適切な文章校正をすることは難しいので避けましょう。
文章を作成した直後は、その文章が正しいと思い込んでしまっているので、間違いを見つけるのが困難になります。
納期が設定され、急いで納品する必要があるとしても、できるだけ時間を空けてからチェックするようにしましょう。
②データや固有名詞の間違いには注意する
文章校正をする際には、データや固有名詞の間違いには、特に気を付けましょう。
データや固有名詞が間違っていると、ユーザーの信頼を失くすことに繋がるどころか、さらに大きな問題へと発展してしまう可能性もあるため、十分に注意を払いましょう。
③誤字脱字は必ずあると考えておく
誰が書いた文章にも、「必ず誤字脱字がある」と考えて文章校正をしていきましょう。
信頼のできる方が書いた文章だから誤字脱字がないと決めつけるのではなく、誤字脱字があるのは前提としてチェックすると、間違いを見つけやすいですよ。
④表記を統一する
文章内で使用する言葉の表記を統一することも重要です。
日本語は、漢字・ひらがな・カタカナとさまざまな表記の仕方があるので、それを文章全体で統一する必要があります。
特に、ライターが複数人いる場合には、単体の記事では統一できているものの、WEBサイト全体で見るとバラバラになってしまうことがあります。
表記が統一されていないことを「表記ゆれ」と言い、紙媒体・WEB問わず、表記ゆれは失くすことが重要であることを理解しておきましょう。
表記ゆれの例についても紹介していきますので、参考にしてください。
- おすすめ / オススメ / お勧め
- 引っ越し / 引越 / 引越し
- ダイヤモンド / ダイアモンド
- WEB / ウェブ / Web
⑤慣用句や同音異義語の使い方に注意する
慣用句や同音異義語の使い方にも注意しましょう。
文章全体で見た時に、そこまで問題にならないのでは？と考えがちですが、正しい知識を持っている方からすると、信用を失くすきっかけになるため、注意してください。
間違えやすい慣用句や同音異義語の例は、以下になるので一度ご覧ください。
- ×間が持たない→〇間が持てない
- ×足元をすくわれる→〇足をすくわれる
- ×声をあらげる→〇声をあららげる
- 改定 / 改訂
- 制作 / 製作
- 最小 / 最少
⑥句読点の使い方が適切かどうか
文章内での句読点の使い方が適切でないと、途端に読みにくい文章になってしまいます。
一般的には、句点(。)までの文字数は50文字程度、1文中の読点(、)1~2個程度が適切であると言われています。
とはいえ、文章を読み返してみて、読みづらいなと感じたら臨機応変に、句読点の位置を変えていくことが大切です。
⑦文末の表現が適切かどうか
文章校正をおこなう際には、文末の表現が適切かどうかもチェックしましょう。
断定であれば、「です・ます・だ・である」、疑問であれば、「でしょう・だろう」などです。
文末の表現が適切かどうかを判断する際には、「その文で使うのに正しい文末であるか。」という視点でチェックすることも大切です。
断定を避ける言い方をしなければいけないのに、断定をしてしまうと勘違いさせるきっかけになってしまいます。
⑧タイトルや見出しは特に注意する
文章校正をおこなう際には、タイトルや見出しの文章は特に注意してチェックしましょう。
タイトルや見出しというのは、ユーザーの目に入りやすい文章です。そのため、興味を引くような魅力的な文章にする必要があるのは理解できるでしょう。
そこで、文章内に誤字脱字や表現の間違いがあると、魅力的な文章にすることはできません。
また、興味を引こうとして、ユーザーが誤認してしまうようなタイトルや見出しをつけるのも避けましょう。
⑨第三者にチェックを依頼する
文章校正は、文章の作成者とは別の人間にお願いすることも大切です。作成した本人であると、どうしても先入観から間違いを見つけにくいものです。
そのため、第三者にチェックを依頼するようにしている方も多いです。ほかにも、ツールを活用しても良いでしょう。
文章校正をする際にはツールを活用した方が良い？
「文章校正をする際にはツールを活用した方が良い？」と疑問に感じている方も多いでしょう。
そこで、以下では、文章校正をする際にツールを活用するメリットを2つ紹介していきます。
①業務を効率化でき、生産性が向上する
1つ目は、業務を効率化でき、生産性が向上することです。
短い文章であれば、チェックにかかる時間は少なくて済みます。しかし、必ずしも、チェックする文章がそうとは限りません。1つ1つの文章が短くても、数が多ければ時間がかかってしまうでしょう。
そこで、ツールを活用すれば、効率的に文章校正をおこなうことができて、生産性が向上します。
②文章力が向上する
2つ目は、文章力が向上することです。
ツールを活用すれば、その文章の間違いや違う表現の仕方を提示してくれて、新たな知識を得ることができます。
それらの知識を得ることができると、自然と引き出しが増えて、自身の文章力が向上していきますよ。
また「SEO対策ツール33選！プロも使用しているツールを紹介 」では、メディア担当者であれば必須のSEOツールをご紹介しています。無料で利用できるものもありますので、ぜひ駆使していきましょう。
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文章校正ツールを導入する際の3つのポイント
先述したように、文章校正ツールを活用した方が良いことは理解できたでしょう。
しかし、文章校正ツールを実際に導入するときには、3つのポイントを抑えてから導入しないと、導入してからの運用の段階で苦労することになります。
以下で、説明するポイントはこちらの3つです。
- どうして導入するのか明確にする
- どのタイミングで活用するのか決める
- セキュリティ面で安心できるツールにする
①どうして導入するのか明確にする
まずは、どうしてツールを導入するのかを明確にしましょう。
ツールを導入する目的が業務を効率化したいのか、自社で発信しているメディアで指定するルールで文章校正をおこないたいのかなどの目的が明確にならないと、どのようなツールを選ぶべきか分かりません。
ツールによっては、独自の辞書を作成できたり、チェック項目をカスタマイズできるツールもあるので、目的にあわせて選びましょう。
②どのように活用するのか決める
次に、どのように活用するのかを決めましょう。
文章校正ツールと一言で言っても、クラウド型のツールとインストール型のツールの2つがあります。
多くのメンバーで文章校正をおこなう場合や社外の方にそのツールを使ってほしい場合には、クラウド型のツールの方が使い勝手が良いと言えるでしょう。
③セキュリティ面で安心できるツールにする
最後に、セキュリティ面で安心できるツールにすることも大切です。
文章校正ツールは、社内の大事なデータとも言える文章データを校正するためのツールです。時には、機密性の高い文章をチェックすることもあるでしょう。
その際に、セキュリティ面で安心できるツールでないと、予期せぬ出来事に繋がってしまうこともあります。そのため、これから文章校正ツールを導入するなら、セキュリティ面で安心できるツールにすることがおすすめです。
無料の文章校正ツール3選
気軽に費用をかけずに、文章校正ツールを活用したい方におすすめの無料のツールを3つ紹介します。
文章校正ツールについて、「よく分からない」「使ったことがないから、とりあえず使ってみたい」などの人におすすめです。
日本語校正サポート
1つ目は、日本語校正サポートです。
日本語校正サポートは、シンプルで使いやすい文章校正ツールです。上記の画像にあるように、枠内にチェックしたい文章を入力して、チェックボタンをクリックするだけです。
チェック項目を編集することも可能であるため、多少のカスタマイズも可能になっています。しかし、広告が表示されてしまうのは無料ツールが故のデメリットでしょう。
テキスト処理ツール
2つ目は、テキスト処理ツールです。
テキスト処理ツールも上記のツールと同様に、枠内にチェックしたい文章を登録することで、簡単にチェックできます。
このツールでは、チェックが完了すると、問題のある箇所を一覧で表示してくれます。指摘箇所が赤文字で表示され、指摘内容も教えてくれるので、一括でチェックして修正したい方におすすめのツールです。
Enno
3つ目は、Ennoです。
Ennoも上記の2つのツールと同様に、枠内にチェックした文章を登録することで簡単にチェックできます。
チェックが完了すると、指摘箇所と指摘内容が別々に表示されます。チェック項目もシンプルで重要な項目のみになっているため、初心者にも分かりやすいと言えます。
しかし、重要な項目のみのチェックであるため、このツールでは足りないこともあります。
有料の文章校正ツール3選
無料の文章校正ツールではなく、「より高性能のツールを使用したい」「本格的に文章校正ツールを導入したい」という方には、有料の文章校正ツールがおすすめです。
その中でも、おすすめの3つのツールを紹介していきます。
文賢
1つ目は、文賢です。
文賢は導入前前後のサポートが充実しており、導入検討者向けのオンライン説明会や個別サポートを受けることもできます。
推敲のチェック項目も21個あり、機能も充実しております。文章表現力を上げたい方に、おすすめの「文章表現サポート」もあり、おすすめのツールの1つです。
Microsoft Word
2つ目は、Microsoft Wordです。
Microsoft Wordは、文書作成以外にも図形やグラフ、ホームページ作成もできます。このツールの特徴は、チェックできる文字数に制限がないことです。
Wordで文章校正をするには、画面上部にある「校閲」をクリックするだけでおこなえます。誤字脱字のチェックだけではなく、アクセシビリティのチェックや翻訳、音声の読み上げもできますよ。
また、複数のメンバー間で添削した内容を共有することもでき、便利なツールの1つと言えます。
Wordを使用するには「Microsoft 365」を購入する必要がありますが、Word以外にもExel、PowerPointも使用できるようになります。
Just Right!
3つ目は、Just Right!です。
Just Right!は、高度な日本語処理技術を活かして、誤字脱字や表記ゆれをスピーディーにチェックできます。
また、細かいチェックも可能であるため、社内の校正作業の負担を軽減することができます。
自社でおこなうのが難しい場合には
文章校正をおこなうには、それなりの知識とリソースが求められるのが現実です。
そのため、自社で文章校正をおこなうのが難しい場合もあるでしょう。そのような場合には、社外の人間に文章校正を依頼したり、コンテンツ制作のできる会社に依頼したりすることがおすすめです。
また、株式会社デジマケでは、100社を超えるお客様のサイトの改善実績を持ったコンサルタントがコンテンツ制作も含めて、依頼をすることができます。
SEOコンサルティングの詳細については、こちらからご確認ください。
まとめ
この記事を読んで、文章校正のやり方やおすすめのツールは理解できたでしょう。
文章校正はWEBに問わず、コンテンツ制作において重要な項目になります。日本語の使い方に誤りがあると、ユーザーに不信感を与えてしまい、ユーザーが離れてしまう原因にもなります。
そのため、上記で説明したようなポイントを抑えて、文章校正をおこなうと良いでしょう。
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この記事の執筆者
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